إدارة المشروع: أربع طرق لمنع خططك من الخطأ

هل تريد إيقاف تحول المشكلات البسيطة إلى مشكلات كبيرة؟ هيريس كيفية القيام بذلك.

تعني الطلبات المتزايدة باستمرار على التحول الرقمي أنه يجب على قادة تكنولوجيا المعلومات إدارة مجموعة من المشاريع مع شركاء وجداول زمنية ومتطلبات متعددة. إن الإشراف على هذه المطالب ليس بالمهمة السهلة ، خاصة عندما تسوء الأمور - وتحدث بالفعل.

على الرغم من النوايا الحسنة ، يشير خبراء الصناعة إلى أن العديد من المشاريع ينتهي بها الأمر بالفشل . يقول المحلل التقني جارتنر إن الأهداف غير الواقعية والفرق غير المؤكدة والافتقار إلى المساءلة هي التفسيرات الشائعة للفشل .

لذا ، كيف يجب أن تتدخل عندما تسوء الأمور؟ يقدم لنا أربعة قادة رقميين نصائحهم حول أفضل الممارسات لتجنب المشاكل وإبقاء المشاريع على المسار الصحيح.

1. وقف لعبة اللوم

يقول بريان روش ، مدير تكنولوجيا المعلومات في مطار جورج بست بلفاست سيتي ، إن الصدق والنزاهة وثقافة عدم إلقاء اللوم هي أمور حاسمة عندما لا تسير الأحداث كما كنت تتوقع.

يقول: "إذا حدث خطأ ما ، فقد حدث خطأ. لا يمكننا إيقاف هذه العملية لأنها حدثت بشكل خاطئ بالفعل. كل ما يتعلق بكيفية العمل معًا كفريق لإصلاحه وإعادة كل شيء للعمل مرة أخرى".

تدرك Roche أن قادة تكنولوجيا المعلومات يعملون مع شركاء متعددين عبر مجموعة من المجالات. في حالة الفشل ، سيكون هناك أشخاص يحبون توجيه أصابع الاتهام - وغالبًا ما يرجع ذلك إلى أن مشكلة ما لدى إحدى المؤسسات قد تعني غرامات مالية على مؤسسة أخرى. يقول روش أن هذا هو النهج الخاطئ.

"بالنسبة لي ، فإن أهم شيء هو عملائنا الداخليون أو الخارجيون والتأكد من حصولهم على الخدمة التي يستحقونها. لذا ، أوقف لعبة إلقاء اللوم. سأقوم بتحليل السبب الجذري بعد ذلك. لكنني لست من نوع الأشخاص للذهاب ، "كان هذا خطأك" ، كما يقول.

يقول روش إن مديري تكنولوجيا المعلومات بحاجة إلى أخذ الدروس المستفادة من أي إجراءات تحليل السبب الجذري التي يكملونها. يجب عليهم بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لتحسين العمليات والتقنيات باستمرار لمحاولة ضمان عدم حدوث أي أخطاء مرة أخرى.

"لا يمكنك إخفاء الحقيقة - ولا أعتقد أن هناك أي جدوى من القيام بذلك ، لأن كل ما يفعله هو تآكل الثقة. وعندما تتآكل الثقة بين الفريق التنفيذي ومجلس الإدارة ، أو بين فريق من المهندسين وفريقهم المدراء ، لا يفيد أحد ".

2. بناء الثقة والثقة

يقول مايكل كول ، كبير مسؤولي التكنولوجيا في الجولة الأوروبية للجولف وكأس رايدر ، إن هناك اعتبارين رئيسيين لرؤساء تكنولوجيا المعلومات عند معالجة مناطق المشاكل المحتملة.

أولاً ، فيما يتعلق بالعمل مع زملائه في C Suite ، يقول إن التدخل الفعال هو كل شيء عن بناء الثقة والثقة.

"أستطيع أن أقول بصراحة أن فريق القيادة التنفيذية في الجولة الأوروبية هو أحد أفضل ، إن لم يكن أفضل ، فريق تنفيذي عملت فيه على الإطلاق. وذلك لأن لدينا ثقة كاملة فيما بيننا كأقران ،" يقول.

"في حالة وجود دروس - وربما لا يتم التخطيط للأمور - فأنا أعلم أن لديهم ثقة مطلقة بي للتعامل مع ذلك بطريقة تحمينا جميعًا."

ثانيًا ، يقول كول إن الاعتبار الرئيسي الآخر للتدخل الناجح هو بناء الثقة على المستوى التكتيكي. يقول إن هذا كله يتعلق بالتأكد من أنك قللت من مخاطر حدوث أخطاء بقدر ما تستطيع.

"سيكون لدي دائمًا خطة ب ؛ سيكون لدي دائمًا خطة ج. الآن ، هناك عدة مرات عندما استدعي تلك الخطط ، ولا أحد يعلم أن هذا حدث. أعتقد أن هذه هي الوصية الحقيقية لكبير مسؤولي التكنولوجيا الجيد - عندما المسار ينحرف عن المسار المقصود ، ولكن يمكنك القيام بذلك بطريقة غير مرئية في النهاية للمستلم النهائي ، وبالنسبة لنا قد يكون ذلك لاعبًا أو حكمًا أو متفرجًا في الدورة ".

3. الحفاظ على فحص التقدم المحرز في المشروع

تقول ميا سورجي ، مديرة المنتجات الرقمية والخبرة في شركة PepsiCo Europe ، إن قادة الأعمال الأذكياء يقللون من مخاطر الفشل من خلال الحفاظ على فحص مستمر لتقدم المشروع. تلعب تقنيات التطوير الرشيقة ، مثل اتخاذ القرارات اللامركزية والفرق عبر المنظمات والتمكين بين الفرق ، دورًا رئيسيًا في هذا النهج.

"من الناحية المثالية ، إذا كنت تعمل بطريقة رشيقة ، فلا ينبغي أن تكون هناك مفاجآت كبيرة - لذا فإنك تحصل على نموذج أولي ، وتحصل على بعض ردود الفعل ، وتقوم بتطويره ، وهذه طريقة لتحصين نفسك ضد الفشل الهائل في النهاية ، خاصة بالنسبة لشيء ما بمكوِّن مستخدم ثقيل ".

يقول Sorgi إنه من المهم ملاحظة أن تحويل فكرة جيدة إلى شيء مفيد غالبًا ما يكون أقل حول ما إذا كان يمكن للناس جعلها تعمل والمزيد حول قدرة الشركة على تسويق المفهوم. وتقول إن السؤال الرئيسي الذي يجب طرحه هو: "هل هناك نموذج عمل وراء ذلك؟"

"وهذا يصبح تحديًا مختلفًا تمامًا ، مع مجموعات مهارات مختلفة. قد يخترع شخص ما في فريقك شيئًا رائعًا ، لكن إذا كلف مليار دولار وكان بحجم شاحنة صهريج ، فلن يكون ذلك ممكنًا" ، كما تقول .

يقول سورجي إن العدسة القوية لإدارة المنتج - مع التركيز على الجدوى ، والاستحسان ، والجدوى - يمكن أن تساعد المديرين على اتباع نهج تدريجي دقيق للابتكار وتجنب المفاجآت السيئة في وقت لاحق من اليوم.

"إذا كان بإمكانك المحاولة والمضي شيئًا فشيئًا في مراحل مختلفة ، حتى لا ينتهي بك الأمر بإفراط في الالتزام ، فيمكن أن يساعدك ذلك. وبعد ذلك أحيانًا تصل الأشياء إلى نهايتها الطبيعية ثم تفكر ،" حسنًا ، كيف يمكننا خذ ما تعلمناه هناك وقم بتطبيقه على الشيء التالي. إنه متتالي ، ليس كله مرة واحدة. "

4. كن مستعدًا لاتخاذ الخطوات التصحيحية

تقول شيري رودس ، رئيس قسم المعلومات في Workday ، إنه يجب على قادة الأعمال تجنب اتباع نهج إداري تفاعلي والتأكد من أن لديهم وعيًا مستمرًا بما يحدث في المشاريع التي يتم الانتهاء منها.

"أعتقد أن عقلية البطل ، من حيث محاولة حل شيء ما بسرعة ، قصيرة العمر" ، كما تقول. "الإدارة الجيدة لا تتعلق بالطيران عندما تتوقع حدوث خطأ ما. تحتاج إلى الاستمرار طوال الرحلة من حيث طاقة التسليم المستمر والبحث عن المخاطر والشفافية."

يقول رودس إن المديرين الجيدين يتحققون من نبض فرقهم ومشاريعهم بشكل منتظم. لديهم أيضًا خطط جيدة للتخفيف من المخاطر ، بحيث إذا حدث خطأ ما ، فهم على استعداد للتدخل قبل أن تصبح مشكلة صغيرة مشكلة كبيرة.

"هل سنسقط في بعض الأحيان؟ بالتأكيد. هذا جزء من التعلم والتغيير والتكرار. ولذا أعتقد أن الأمر لا يتعلق بمحاولة القفز بالمظلة عند حدوث شيء كارثي ، والمزيد حول التحقق من صحة نقاط الإثبات على طول الطريق لتظهر أنك تحرز التقدم الذي توقعته ".